2025.12.09

バックオフィス

白石真衣

採用担当者の悩みあるある｜辛い原因と解決策を解説｜株式会社Piic

企業の成長に不可欠な人材を採用する役割を担う採用担当は、人事部門の中でも特に重要なポジションです。
しかし、その裏では多くの採用担当の悩みが存在し、業務が辛いと感じる場面も少なくありません。

この記事では、採用担当者が直面しがちな課題とその根本原因を深掘りし、具体的な解決策を解説します。
自社の採用活動を見直すきっかけとして、ぜひ参考にしてください。

【採用担当者あるある】多くの人が共感する5つの悩み

採用活動は企業の未来を左右する重要な業務ですが、その過程では多くの採用担当者が共通の悩みを抱えています。
ここでは、多くの担当者が一度は経験するであろう「あるある」な悩みを5つ取り上げます。

これらの課題は、担当者個人のスキルだけでなく、会社の仕組みや採用市場の変化など、様々な要因が絡み合って生じます。
自身の状況と照らし合わせながら、多くの人が共感する気持ちを共有していきましょう。

理想の候補者からなかなか応募が来ない

自社が求めるスキルや経験を持つ優秀な人材からの応募が集まらないという悩みは、多くの企業が抱える課題です。
労働人口の減少や働き方の多様化により、企業間の人材獲得競争は激化しています。
応募が増えない原因としては、求人票で自社の魅力が十分に伝わっていない、ターゲット層が見ていない求人媒体に掲載している、企業の知名度が低いといった点が考えられます。

まずは求める人物像を具体的に設定し、そのペルソナに響くようなメッセージや労働条件を提示することが求められます。
また、採用チャネルも従来の求人サイトだけでなく、SNSやダイレクトリクルーティングなど、多角的に検討する必要があります。

選考過程で候補者とのミスマッチが発覚

書類選考や一次面接では好印象だったにもかかわらず、選考が進むにつれて候補者のスキルや価値観が自社と合わないことが判明するケースがあります。
このようなミスマッチが面接の後半で発覚すると、それまで費やした時間と労力が無駄になってしまいます。
この問題の背景には、採用基準が曖昧で、面接官によって評価にばらつきが生じていることが考えられます。

対策としては、事前に現場部門と求める人物像を詳細にすり合わせ、具体的な評価項目を定めた評価シートを導入することが有効です。
全ての面接官が共通の基準で評価することで、ミスマッチを早期に見抜き、選考の精度を高めることにつながります。

時間と労力をかけた候補者が内定を辞退

採用担当者にとって、最終選考を通過し、手応えを感じていた候補者から内定を辞退されるのは、精神的に非常につらい出来事です。
特に、複数回の面接を重ね、丁寧なコミュニケーションを心がけてきた候補者からの辞退は、徒労感を大きくします。
内定辞退の理由は、他社のほうが条件面で魅力的だった、選考プロセスでの対応に不安を感じた、企業の魅力が最後まで伝わりきらなかったなど、様々です。

これを防ぐためには、選考中から候補者の志望度や懸念点をこまめにヒアリングし、内定後も定期的に連絡を取るなどのフォローが欠かせません。
候補者の入社意欲を維持し続ける工夫が求められます。

入社後に配属先の部署からの不満の声

時間とコストをかけて採用した人材が、入社後に配属先の部署でうまく機能せず、現場から「期待していたスキルと違う」「カルチャーに馴染めない」といった不満の声が上がることもあります。
これは、採用担当者と現場の責任者との間で、求める人材の要件定義にズレが生じていることが主な原因です。

採用活動を始める前に、現場が本当に必要としているスキルや経験、人物像について、具体的な業務内容を交えながら詳細にヒアリングすることが不可欠です。
定期的に現場へ相談し、採用の進捗や候補者の情報を共有するなど、企業全体で採用活動を進める意識を持つことが、こうしたミスマッチを防ぐ鍵となります。

採用目標が達成できず社内からのプレッシャー

経営陣や事業部門から課せられた採用目標人数を達成できない場合、採用担当者は社内から大きなプレッシャーを受けることになります。
事業計画の達成には人員の確保が不可欠であるため、採用の遅れは会社全体の業績に影響を及ぼしかねません。

しかし、採用市場の状況や競合の動向など、自社の努力だけではコントロールできない外部要因も多く存在します。
目標未達の責任を一人で抱え込むと、過度なストレスにつながります。
採用計画の進捗状況や市場の動向について、定期的に経営層や関係部署と共有し、現状の課題に対する理解を求めることが、精神的な負担を軽減するために必要です。

採用担当の仕事が「辛い」と感じる3つの根本的な原因

採用担当者が抱える悩みには、その背景に構造的な問題が潜んでいることが少なくありません。
日々の業務で直面する一つひとつの課題が「辛い」という感情につながる裏には、特有の苦労が存在します。

ここでは、多くの担当者が直面する業務の難しさの根本にある3つの原因を掘り下げていきます。
これらの原因を理解することで、より本質的な解決策を見出すためのヒントが得られるかもしれません。

経営層と現場との間で意見の板挟みに

採用担当者は、経営層と現場の社員という立場の異なる両者の間に立って調整役を担うことが多くあります。
例えば、経営層は採用コストを抑えつつ高いスキルを持つ即戦力を求める一方、現場は未経験でもチームの雰囲気に合う人柄やポテンシャルを重視するといった要望のズレが生じがちです。
双方の意見が対立すると、採用担当はどちらの意見を優先すべきか判断に迷い、板挟み状態になってしまいます。

この状況は大きなストレスの原因となり、採用基準がぶれてしまう要因にもなります。
双方にこまめに相談し、対話の機会を設けることで、組織としての採用方針の合意形成を図っていく必要があります。

採用の繁忙期は長時間労働になりがちで休みが取れない

新卒採用のエントリーが本格化する春先や、中途採用のニーズが高まる時期など、採用活動には繁忙期が存在します。
この期間は、会社説明会の運営、膨大な数の応募書類の確認、面接日程の調整、候補者とのやり取りといった業務が集中するため、担当者の負担が急増します。

特に、採用担当者が一人、あるいは少人数で対応している企業では、残業や休日出勤が常態化しやすく、心身ともに疲弊してしまうことは非常につらい状況です。
このような苦労が続くと、集中力が低下し、選考の質にも悪影響を及ぼしかねないため、業務の平準化や効率化が重要な課題となります。

応募者の個人情報を取り扱う精神的な負担が大きい

採用業務では、応募者の氏名や連絡先、学歴、職歴といったデリケートな個人情報を取り扱います。
これらの情報管理には細心の注意が求められ、万が一、情報の紛失や漏洩が発生すれば、応募者に多大な迷惑をかけるだけでなく、企業の社会的信用を大きく損なう事態に発展します。

常に情報漏洩のリスクと隣り合わせで業務を行う緊張感は、採用担当者にとって大きな精神的ストレスとなります。
また、応募者一人ひとりの人生に関わる合否の判断を下すという責任の重さも、担当者の気持ちに負担をかける要因の一つです。
このようなプレッシャーを適切に管理することが求められます。

明日から実践できる採用担当の悩みを解決する4つの方法

ここまで見てきたように、採用担当の悩みは多岐にわたりますが、課題を放置していては状況は改善しません。
幸い、これらの悩みを解決し、負担を軽減するための具体的な方法は存在します。

ここでは、明日からでも着手できる4つの実践的な解決策を紹介します。
自社の状況に合わせて取り入れやすいものから試すことで、採用活動をよりスムーズで効果的なものに変えていくことが可能です。

採用プロセス全体を見直し課題となっている部分を特定

採用活動が思うように進まないときは、一度立ち止まり、採用プロセス全体を客観的に見直すことが有効です。
母集団形成から書類選考、面接、内定、入社後フォローまで、各フェーズにおける応募者の数や通過率、辞退率などのデータを分析します。

これにより、「どの段階で候補者が離脱しているのか」「どこに時間がかかりすぎているのか」といったボトルネックが明確になります。
例えば、応募数が少ないのであれば求人広告の内容や掲載媒体の見直し、面接の辞退率が高いのであれば日程調整のプロセスや連絡のスピード改善が必要です。
企業として課題を特定し、優先順位をつけて対策を講じることが、効率的な採用活動の実現につながります。

現場の社員にも協力してもらい全社で採用活動に取り組む

採用は人事部門だけの仕事ではなく、企業全体の成長に関わる重要なプロジェクトです。
現場の社員に採用活動へ積極的に関わってもらうことで、多くのメリットが生まれます。
例えば、現場の管理職やエース社員に面接官を担当してもらうことで、候補者のスキルをより正確に見極められます。

また、社員紹介（リファラル採用）制度を導入したり、社員に自社のSNSで仕事の魅力を発信してもらったりすることも、質の高い母集団形成に有効です。
現場の協力を得ることで、候補者は企業のリアルな姿を理解しやすくなり、入社後のミスマッチを減らす効果も期待できます。
人事だけでなく、全社一丸で採用に取り組む文化を育てていきましょう。

採用管理システム（ATS）を導入しノンコア業務を効率化

採用担当者の業務は、候補者とのコミュニケーションや採用戦略の策定といったコア業務のほかに、応募者情報の管理や面接日程の調整といったノンコア業務が大きな割合を占めます。
これらの定型的な作業を効率化するために、採用管理システム（ATS）の導入が非常に効果的です。
ATSを活用すれば、複数の求人媒体からの応募者情報を一元管理でき、面接官とのスケジュール調整もスムーズに行えます。

煩雑な事務作業から解放されることで、採用担当者は候補者一人ひとりと向き合う時間や、採用戦略を練るための時間を確保できるようになり、採用活動全体の質的向上を目指せます。

採用代行（RPO）を活用して一部の業務を外部委託

社内のリソースだけで採用目標の達成が難しい場合、採用代行（RPO）サービスを活用するのも有効な選択肢です。
RPOは、採用業務の一部、あるいは全体を外部の専門会社に委託できるサービスです。
例えば、候補者のスカウトメール送信、応募者対応、一次面接などを委託することで、採用担当者は面接や内定者フォローといったコア業務に集中できます。

特に、採用の専門知識を持つ人材が社内にいない場合や、急な欠員補充で即座に採用活動を強化したい場合に役立ちます。
自社の課題や予算に合わせて必要な業務だけを切り出して依頼できるため、コストを抑えながら採用力を強化することが可能です。

採用担当者の悩みについてよくあるご質問

Q. 採用のミスマッチを防ぐにはどうすればいいですか？

A. 採用基準の明確化と、現場部門とのすり合わせが重要です。求めるスキルや人物像について具体的なレベルで言語化し、評価シートを作成して面接官全員で共有しましょう。また、カジュアル面談や職場見学などを通じて、候補者にありのままの社風を伝えることも効果的です。

Q. 内定辞退率を下げるための効果的な方法はありますか？

A. 選考過程での候補者体験（CX）の向上が鍵となります。スピーディーで丁寧な連絡を心がける、面接官の態度を統一する、内定後も定期的に連絡を取って入社への不安を解消するなど、候補者とのコミュニケーションを密にすることが辞退率の低下につながります。

Q. 採用担当に向いているのはどんな人ですか？

A. コミュニケーション能力が高く、社内外の多くの人と良好な関係を築ける人が向いています。また、会社の顔として魅力を伝える広報的な役割や、採用目標を達成するための戦略を立てるマーケティング的な視点、そして応募者の人生に関わる責任感も求められます。

Q. 採用業務の効率化におすすめのツールはありますか？

A. 採用管理システム（ATS）が最も代表的です。応募者情報の一元管理、選考進捗の可視化、面接日程の自動調整などの機能があり、ノンコア業務を大幅に削減できます。その他、Web面接ツールや、社員紹介を促進するリファラル採用ツールなども有効です。

Q. 採用担当になったばかりで、何から手をつければいいかわかりません。

A. まずは自社の経営計画や事業計画を理解し、どのような人材がなぜ必要なのかを把握することから始めましょう。次に、過去の採用データを確認し、成功事例や課題を分析します。その上で、現場の社員にヒアリングを行い、具体的な人物像を固めていくと、採用活動の軸が定まります。

まとめ

採用担当者が抱える悩みは、応募者集めから内定辞退、社内調整まで多岐にわたりますが、その多くは共通の課題に起因しています。
重要なのは、悩みを一人で抱え込まず、課題の根本原因を特定し、解決に向けて具体的な行動を起こすことです。

採用プロセスを見直してボトルネックを解消したり、現場の協力を得て全社的な採用体制を構築したりと、打てる手は数多く存在します。
採用担当者は、企業の未来を創る人事戦略の要です。
外部サービスやツールも賢く活用しながら、自社の採用活動を成功に導いてください。

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