採用活動を成功させるためには、多岐にわたる業務を効率的に進めることが重要です。
本記事では、採用活動の課題を解決し、企業の成長を加速させる「採用ツール」について徹底解説します。
採用ツールのおすすめを知りたい方、自社に最適なツールを見つけたい方はぜひ参考にしてください。
採用ツールとは何か、その基本から選び方、目的別の活用法まで網羅的にご紹介し、貴社の採用活動を効率化するヒントを提供します。
Index
そもそも採用ツールとは？導入が不可欠になった背景を解説
採用ツールとは、採用活動における一連の業務を支援し、効率化するためのシステムやサービスを指します。
具体的に、応募者の管理から面接設定、内定者フォローに至るまで、採用プロセス全体をサポートする多様な種類が存在します。
近年、少子高齢化による労働人口の減少や採用競争の激化、働き方の多様化といった社会情勢の変化に伴い、従来の採用手法だけでは優秀な人材の確保が難しくなっています。
このような背景から、採用担当者の業務負担を軽減し、より戦略的な採用活動を展開するために、採用ツールの導入が不可欠になっています。
特に近年では、新卒採用だけでなく中途採用においても、効率的な採用活動が求められる傾向にあります。
失敗しない採用ツールの選び方｜比較検討すべき3つのポイント
採用ツールを導入する際、自社に最適なツールを選ぶためには、いくつかのポイントを比較検討する必要があります。
やみくもに高機能なツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。
自社の採用活動を成功させるために、以下の3つのポイントを意識してツールを選びましょう。
ポイント1：採用したいターゲットの人物像を明確にする
採用ツールを選定する前に、まず「どのような人材を採用したいのか」を明確にすることが重要です。求めるスキルや経験だけでなく、企業の文化や価値観に合う人物像を具体的に設定することで、どのツールがそのターゲット層に効果的にアプローチできるかを判断できるようになります。
例えば、新卒採用と中途採用では、アプローチすべき媒体や活用すべきツールが異なります。また、特定の専門スキルを持つ人材を求める場合は、専門性の高い媒体やダイレクトリクルーティングツールが有効です。
ターゲット層が明確であれば、ツールの選定基準も明確になり、ミスマッチを防ぐことにつながります。
ポイント2：自社の採用活動における課題を洗い出す
次に、現在の採用活動における課題を具体的に洗い出す必要があります。
応募者管理が煩雑である、書類選考に時間がかかりすぎる、面接のドタキャンが多い、内定辞退が多いなど、抱えている課題は企業によって様々です。
課題が明確になれば、その課題解決に特化した採用ツールを選定できます。
例えば、応募者管理に課題があるならATS（採用管理システム）が、面接調整に課題があるなら日程調整ツールが有効です。
課題を明確にすることで、本当に必要な機能を持つツールを見極め、無駄な投資を避けることができます。
ポイント3：長期的な視点で費用対効果を判断する
採用ツールは一度導入すると、継続的に利用することが多いため、長期的な視点で費用対効果を判断することが重要です。
ツールの導入費用だけでなく、月額利用料やオプション費用、そしてツールを導入することで得られる効果（採用コスト削減、採用期間短縮、採用成功率向上など）を総合的に評価しましょう。
費用対効果が高いツールは、長期的に見て企業の採用活動に貢献し、結果として企業の成長を後押しします。
無料トライアル期間を活用したり、複数のツールの見積もりを比較検討したりすることも、費用対効果を判断する上で有効な手段です。
【目的別】おすすめの採用ツールをカテゴリごとに紹介
採用ツールには様々な種類があり、それぞれ異なる目的で活用されます。
ここでは、主要な採用ツールを目的別にカテゴリ分けし、一覧でご紹介します。
自社の採用課題や目的に合わせて、最適なツールを検討する際の参考にしてください。
各ツールの特徴を理解することで、より戦略的な採用活動が可能になります。
候補者の母集団形成に役立つ採用ツール
優秀な人材を採用するためには、まず多くの候補者に自社の存在を知ってもらい、興味を持ってもらうことが重要です。
ここでは、候補者の母集団形成に貢献する「採用マーケティング」や「採用広報」の要素を持つツールをご紹介します。
これらのツールを活用することで、潜在的な候補者層へのアプローチを強化し、応募数を増やすことが期待できます。
幅広い層にアプローチできる求人広告サイト
求人広告サイトは、企業が求める人材を広く募集するための定番ツールです。
新卒採用においては「マイナビ」や「リクナビ」といった大手サイトが広く利用されており、学生層への高いリーチ力を持ちます。
中途採用では、「リクルート」や「doda」などが代表的であり、幅広い業界や職種の求人を掲載できます。
これらのサイトは、多くの求職者が利用しているため、潜在的な候補者へのアプローチに非常に有効です。
掲載プランも多様で、企業の予算や採用ニーズに合わせて選択できる点もメリットと言えるでしょう。
無料で掲載できる求人検索エンジン
無料で求人情報を掲載できる求人検索エンジンは、採用コストを抑えながらも、より多くの求職者に情報を届けたい場合に有効なツールです。代表的なものとしてはIndeedや求人ボックスなどがあります。
これらのサービスは、インターネット上にある求人情報を自動的に収集・掲載する仕組みで、企業は自社の採用サイトやブログの情報を連携させることで、無料で求人情報を掲載できます。
有料プランを利用すれば、特定のターゲット層にアピールするための広告掲載も可能です。費用を抑えつつ、掲載できる求人数が多い点も魅力です。
欲しい人材を直接探せるダイレクトリクルーティング
ダイレクトリクルーティングは、企業が自ら欲しい人材をデータベースから探し、直接アプローチする採用手法です。
特に中途採用や専門職の採用において有効で、従来の採用のように応募を待つだけでなく、企業側が積極的にアプローチすることで、潜在的な候補者や転職意欲の低い優秀な人材にもリーチできます。
LinkedInやビズリーチなどのサービスが有名です。
求めるスキルや経験を持つ人材に限定してスカウトを送れるため、採用のミスマッチを減らし、採用効率を高める効果が期待できます。
社員紹介を促進するリファラル採用ツール
リファラル採用は、自社の社員からの紹介を通じて人材を採用する手法で、採用ミスマッチの少なさや定着率の高さがメリットです。
リファラル採用ツールは、社員が友人や知人を紹介しやすい仕組みを構築し、紹介プロセスをスムーズにするためのシステムです。
紹介インセンティブの管理や進捗状況の可視化、紹介者と候補者間のコミュニケーションを支援する機能などが備わっています。
社員のエンゲージメント向上にも繋がり、企業の文化に合った人材の獲得に貢献します。
企業のリアルな魅力を発信するSNS採用
SNS採用は、Twitter、Facebook、Instagram、TikTokなどのSNSを活用して企業の魅力を発信し、人材を獲得する手法です。企業の日常や社員の雰囲気、社内イベントなど、公式ウェブサイトでは伝えきれないリアルな情報を発信することで、求職者の興味を引きつけます。
特に若年層へのアプローチに有効で、双方向のコミュニケーションを通じて、企業のブランディングと採用活動を同時に進めることができます。
LINEを活用したカジュアル面談や情報提供も一般的です。潜在層に広くリーチし、共感を呼び起こすことで、応募意欲を高める効果が期待できます。
選考業務の効率化に貢献する採用ツール
応募者が増えるほど、書類選考や面接、合否連絡などの選考業務は煩雑になり、採用担当者の負担が増大します。
ここでは、これらの選考業務を効率化し、応募者の管理を円滑に進めるためのツールをご紹介します。
これらのツールを活用することで、選考プロセス全体をスムーズに進め、採用担当者の工数削減に貢献します。
応募者情報を一元管理できる採用管理システム（ATS）
採用管理システム（ATS）は、応募者の情報や選考状況を管理し、採用プロセス全体を一元的に管理できるシステムです。
応募者からの応募情報、履歴書・職務経歴書、面接評価、合否判定など、採用に関するあらゆるデータを集約し、可視化します。これにより、選考状況の把握が容易になり、応募者へのスピーディーな対応が可能となります。
また、過去の採用データを分析することで、採用戦略の改善にも役立ちます。採用業務の効率化には欠かせないツールの一つです
遠方の候補者とも面接できるWeb面接ツール
Web面接ツールは、インターネットを通じて遠隔地の候補者と面接を行うためのシステムです。ZoomやGoogleMeetなどが代表的で、場所を選ばずに面接を実施できるため、地理的な制約を解消し、より多くの候補者と接点を持つことができます。
特に地方在住の候補者や、多忙な社会人の中途採用において、時間と交通費の負担を軽減できるため、応募者の利便性向上にも貢献します。面接の録画機能やチャット機能なども備わっており、円滑な面接をサポートします。
候補者の客観的な評価に役立つ適性検査ツール
適性検査ツールは、候補者の性格特性、能力、ストレス耐性などを客観的に評価するためのツールです。SPIや玉手箱などが有名で、結果は、書類選考や面接だけでは見えにくい候補者の内面を把握するのに役立ちます。
これにより、企業文化への適合性や職務遂行能力をより正確に判断でき、採用ミスマッチのリスクを低減できます。
また、大量の応募者の中から効率的に候補者を絞り込む際にも活用され、選考業務の効率化にも貢献します。
面接の日程調整を自動化するツール
面接の日程調整は、候補者との連絡や社内での調整に多くの工数がかかる業務の一つです。
日程調整ツールは、候補者と面接担当者の空き時間を自動的に調整し、面接日時を確定させるシステムです。
候補者は提示された候補日時の中から都合の良い時間を選択するだけでよいため、連絡の手間が省け、スピーディーな日程調整が可能になります。
これにより、採用担当者の業務負担を大幅に軽減し、他の採用業務に時間を充てられるようになります。
候補者の経歴や評判を確認するリファレンスチェックツール
リファレンスチェックツールは、候補者の過去の勤務先の上司や同僚から、候補者の勤務態度や実績、人物像に関する情報を収集するためのツールです。
これにより、履歴書や面接では把握しきれない候補者の客観的な評価を得ることができます。
特に中途採用において、候補者の信頼性や実績を裏付ける上で重要な情報となり、採用後のミスマッチを防ぐのに役立ちます。
ツールを活用することで、リファレンス取得のプロセスをスムーズにし、情報収集の効率を高めることができます。
採用広報や内定者フォローを強化する採用ツール
採用活動は、内定を出して終わりではありません。
内定承諾率を高め、入社後の定着を促すためには、採用広報の強化やきめ細やかな内定者フォローが重要です。ここでは、企業の魅力を効果的に伝え、内定者とのコミュニケーションを深めるためのツールをご紹介します。
企業の魅力を自由に発信できる採用サイト
採用サイトは、企業のビジョンやカルチャー、事業内容、社員の声などを自由に発信できる、企業独自の採用情報発信拠点です。
求人広告サイトでは伝えきれない企業の魅力を深く伝えることで、応募者のエンゲージメントを高めます。
採用サイト制作ツールを活用すれば、専門的な知識がなくても、魅力的なデザインの採用サイトを比較的容易に構築できます。
コンテンツマーケティングの視点を取り入れることで、採用候補者からの応募を促進し、企業ブランドの向上にも繋がります。
職場の雰囲気をリアルに伝える採用動画
採用動画は、テキストや写真だけでは伝わりにくい職場の雰囲気や社員の様子、仕事のやりがいなどを視覚的に伝えるのに非常に効果的なツールです。
オフィスツアー、社員インタビュー、仕事内容の紹介などを動画にすることで、求職者は入社後のイメージを具体的に持つことができます。
特に若年層に対しては動画による発信が響きやすく、企業の魅力をよりリアルに伝えることが可能です。
場所を問わず開催できるオンライン会社説明会ツール
オンライン会社説明会ツールは、Web会議システムなどを活用して、遠隔地にいる学生や転職希望者に向けて会社説明会を実施できるツールです。
地理的・時間的制約がなく、より多くの求職者に企業の情報を届けられます。
質疑応答機能やチャット機能などを活用することで、参加者との双方向のコミュニケーションも可能です。
オフラインで手渡せる採用パンフレット
オンラインでの情報収集が主流となっている現代においても、オフラインで手渡せる採用パンフレットは重要なツールです。
説明会やイベント会場で配布することで、ブランドイメージを物理的に伝えることができます。
美しくデザインされたパンフレットは、求職者の記憶に残り、入社意欲を高める効果が期待できます。
内定辞退の防止につながる内定者フォローツール
内定辞退は採用活動における大きな課題の一つです。
内定者フォローツールは、内定者とのコミュニケーションを円滑にし、入社モチベーションを高めるための機能が備わっています。
内定者同士の交流を促したり、企業への帰属意識を高めたりすることでスムーズな入社と定着に繋がります。
採用ツールの導入効果を最大化させる2つのコツ
採用ツールを導入するだけでは、必ずしも期待する効果が得られるとは限りません。
導入したツールの効果を最大限に引き出し、採用活動全体の効率化を実現するためには、いくつかのコツがあります。
複数のツールを組み合わせて戦略的に活用する
採用活動のプロセスは多岐にわたるため、単一のツールだけで全ての課題を解決するのは困難です。
母集団形成には求人広告サイトやSNS、選考業務にはATSやWeb面接ツール、内定者フォローにはフォローツールなど、目的に応じた組み合わせが効果的です。
導入後の効果を分析して継続的に改善する
採用ツールの導入はあくまでスタートラインであり、導入後の効果を継続的に分析し改善していくことが重要です。
ツールの活用状況や採用コスト、応募数、面接通過率、内定承諾率などのデータを定期的に分析することで、客観的に効果を評価し、改善点を見つけることができます。
例えば、特定のツールの費用対効果が低い場合は利用方法を見直したり、他のツールとの連携を強化したりするなど、柔軟に対応することで、より効果的な採用活動へと繋げられます。
PDCAサイクルを回しながら、採用戦略の最適化を図りましょう。
まとめ
本記事では、採用ツールについて、その種類や選び方、活用法について詳しく解説しました。
採用活動を効率化し、より質の高い人材を獲得するためには、自社の課題や目的に合った採用ツールを適切に選び、戦略的に活用することが不可欠です。
本記事で紹介した情報を参考に、最適な採用ツールを見つけて、企業の成長を加速させてください。
＼ 採用広報を強化したい企業様へ ／
株式会社Piicでは、企業の魅力を的確に伝える採用サイト・採用パンフレット制作を承っています。
他の採用ツールと組み合わせて活用することで、より効果的な母集団形成・内定者フォローが可能です。
